Suivre les commandes clients sur Excel quand on livre des professionnels

Pour suivre des commandes clients sur Excel quand on livre des professionnels, il faut quatre feuilles reliées entre elles : les clients, le catalogue, les tarifs négociés, et une feuille de commandes avec une ligne par produit commandé. Le prix ne se tape jamais à la main, il se calcule selon une règle de priorité unique : s'il existe un prix net négocié pour ce client sur cette référence, il s'applique ; sinon la remise générale du client s'applique au prix tarif. Un modèle prêt à l'emploi est téléchargeable en fin d'article.

Ce que vous ne trouverez pas ailleurs, c'est précisément cette structure. Les dizaines de modèles disponibles en ligne sont écrits pour celui qui achète : un en-tête fournisseur, des lignes de produits, un total, une signature.

Quand vous distribuez, vous êtes de l'autre côté. Vous ne passez pas une commande, vous en recevez trente avant neuf heures, par téléphone, par message vocal et par SMS. Chacune a ses propres prix, ses propres conditionnements, et une contrainte de tournée qui décide si elle part demain ou jeudi.

Ce que votre tableau doit contenir et que les modèles ignorent

Quatre informations manquent systématiquement. Ce sont celles qui font le métier.

Le prix négocié, par client et par référence. Un boulanger et un traiteur n'ont pas le même prix sur la même barquette. Un modèle générique suppose un prix unique par produit. Si vous saisissez le prix à la main à chaque commande, vous saisissez la même information trois cents fois par mois, et vous vous tromperez.

L'unité de vente réelle. Le carton, le mille, la palette et l'unité coexistent sur la même référence. Une commande de « 3 » ne veut rien dire sans son unité, et la conversion vers le prix doit être automatique, pas mentale.

La date de livraison possible, distincte de la date demandée. Le client veut jeudi. Votre tournée passe chez lui mardi et vendredi. Ces deux dates ne sont pas la même colonne, et les confondre est la première source de litige.

Le statut réel. Reçue, préparée, livrée, facturée. Sans cette colonne, personne ne peut répondre à la question posée quinze fois par jour : est-ce que la commande de Martin est partie ?

Structurer le fichier en quatre feuilles, pas une

L'erreur la plus répandue est de tout mettre dans un seul onglet. Le fichier devient ingérable en quelques mois, et chaque correction de prix demande de retrouver toutes les lignes concernées.

Feuille Clients. Une ligne par compte. Code client, raison sociale, adresse de livraison, jour de tournée, franco applicable, remise générale négociée. Le code client est la clé de tout le reste : ne le laissez jamais vide et ne le modifiez jamais après coup.

Feuille Catalogue. Une ligne par référence. Code produit, désignation, unité de vente, prix tarif de base. Le code produit est votre seconde clé.

Feuille Tarifs négociés. Trois colonnes seulement : code client, code produit, prix net. Uniquement les exceptions, pas tout le catalogue.

Feuille Commandes. Une ligne par ligne de commande, pas par commande. C'est contre-intuitif, mais c'est la seule structure qui permette ensuite de filtrer, de totaliser et de repérer ce qui ne se vend plus. Colonnes : date, code client, code produit, quantité, unité, prix appliqué, date de livraison prévue, statut.

Le prix appliqué ne doit jamais être tapé. Il se calcule.

Le point difficile : le prix négocié

C'est là que la plupart des fichiers cassent.

Deux cas coexistent presque toujours. Une remise générale accordée au client sur l'ensemble du catalogue, et des prix nets négociés sur certaines références précises, souvent obtenus à la signature et jamais réécrits depuis.

La règle à appliquer est simple à énoncer et rarement respectée : le plus spécifique gagne. S'il existe un prix net pour ce client sur cette référence, il s'applique. Sinon, on applique la remise générale du client sur le prix tarif. Sinon, le prix tarif.

Une formule RECHERCHEX avec valeur de repli fait ce travail. Sur une version ancienne d'Excel, une combinaison INDEX et EQUIV entourée de SIERREUR produit le même résultat.

Le point important n'est pas la formule. C'est que la règle de priorité soit écrite quelque part, une fois, et qu'elle ne dépende plus de la mémoire de la personne qui saisit. C'est aussi la raison pour laquelle, dans un outil de commande, le prix doit être calculé côté serveur et jamais laissé à l'appréciation de celui qui saisit.

Les trois erreurs qui coûtent le plus cher

Modifier un prix directement dans la feuille Commandes. La ligne devient fausse rétroactivement dès que le tarif change, et votre historique ne veut plus rien dire. Le prix appliqué doit être figé au moment de la commande, jamais recalculé après. En pratique : une fois la commande partie en préparation, collez la valeur.

Supprimer un client ou une référence obsolète. Toutes les lignes historiques qui y font référence deviennent illisibles. Ajoutez une colonne Actif plutôt que de supprimer.

Travailler à plusieurs sur le même fichier. Deux personnes qui saisissent en même temps produisent des lignes écrasées et des numéros de commande en double. Si vous êtes plus d'un à saisir, le fichier partagé n'est pas une solution, c'est un compte à rebours.

Ce qu'Excel fait très bien

Il faut le dire, parce que beaucoup d'articles sur ce sujet cherchent surtout à vous vendre autre chose.

Un fichier bien structuré vous donne en quelques minutes des choses que vous n'avez peut-être pas aujourd'hui : le chiffre d'affaires par client sur douze mois, les références qui ne tournent plus, la liste des clients qui n'ont rien commandé ce mois-ci. Un tableau croisé dynamique sur la feuille Commandes suffit.

Cette dernière liste est la plus utile de toutes, et c'est celle que personne ne regarde. Un distributeur ne reçoit jamais de résiliation : le client ralentit, saute une semaine, puis deux, et six mois plus tard il commande ailleurs. Le tableau croisé le voit avant vous. Nous avons détaillé cette mécanique dans combien de clients avez-vous perdu cette année sans vous en apercevoir.

À quel moment le fichier ne suffit plus

Trois signaux, et aucun n'a de rapport avec le nombre de clients.

Quand plusieurs personnes doivent saisir en même temps. Quand la même commande est tapée deux fois, une fois dans le fichier et une fois dans le logiciel de gestion pour sortir la facture. Et quand vous ne pouvez plus répondre de tête à la question « ce prix, il vient d'où ».

Tant que vous êtes seul à saisir et que le fichier alimente directement votre facturation, Excel est un choix rationnel et bon marché. Dès que la double saisie apparaît, ce n'est plus un fichier que vous gérez, c'est une recopie, et son coût se mesure en heures par semaine.

La question à se poser avant tout le reste

Ouvrez votre fichier, ou votre logiciel, peu importe. Comptez les clients qui ont passé au moins une commande en janvier. Comptez ceux qui en ont passé une le mois dernier.

L'écart entre les deux nombres est ce que votre organisation actuelle vous cache. C'est généralement la première chose qu'un distributeur découvre en structurant ses données, et c'est rarement une bonne surprise.